失敗しないメールの作成方法とポイント【入力項目ごとに細かく解説】

●件名を書こう

件名とは、メールを受信した際に、相手が最初にみるものです。ここで「お世話になっています」などと書いてしまうのは、完全にNG。他のメールに埋もれてしまっても、文句は言えません。

大事なのは、わかりやすく簡潔に、内容を伝えること。たとえば「6/29の○○の件」などとすれば、件名だけで、どんな話かわかります。

●宛名を書こう

宛名とは、その名の通り、手紙でいう宛先のことです。住所がないだけで、書くことは同じですよ。

相手の会社名、所属部署、名前などを、省略せずに書きましょう。くれぐれも、間違いがないように。お名前の漢字の変換などは、要注意です。「高」と「髙」、「斉」と「斎」とか気をつけてくださいね。

●メールの本文を書こう

宛名を書いたらいよいよ本文です。

記事の初めにも書きましたが、本文の最初はワンクッションを入れる意味で、挨拶文を書きます。友達に話すように「昨日のアレだけど～」で始めてはいけないのです。

例としては

• いつもお世話になっております。
• 本日は○○の件で、ご連絡いたしました。
• （返信ならば）ご連絡をいただき、ありがとうございます。

などです。

●用件を書こう

ここがこのメールの要です。とはいえ、このために連絡をするのですから、書くことは決まっていますね。相手に失礼の内容に、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

用件を書くときに忘れがちなポイントだけ、お伝えします。それは「用語の使い方を相手にあわせる」ということ。会社の中だけで通じる言葉や、業界だけで使っている専門用語は、それを知らない人にとっては、意味をなしません。相手の知っている言葉に変換して書くことが大切です。

また、一通のメールにいろいろ書くのもやめましょう。件名に「○○の件」と書いたらその内容だけに絞り、さらにはひとつの用件だけにします。あれもこれもとなると、受け取った方は混乱してしまうからです。

●添付ファイルをつけよう

添付ファイルで気をつけるのは、何といっても容量です。以前僕は取引先から、大容量の添付ファイルを受け取ったことがあるのですが、ダウンロードの時間がかかって大変でした。もし大きなファイルのときは、ファイル転送サービスを使うというのもありだと思います。とはいえ、そのあたりは会社の決まりがあるかもしれませんので、勝手に判断してはいけませんよ。

また、相手が、ファイルが添付されていることに気づかないと困るので、用件の中にはしっかりと「ファイルを添付している」ということを書くようにしましょう。そしてファイル名は、わかりやすいものにすること。このファイルにはどんなものが入っているのか、一発でわかる名前にすると親切です。

●「TO」「CC」「BCC」を適切に使い分けて、メールを送ろう

ここまできたら、あとは最初に設定した署名をつけて、送るだけです。しかしまだ気は抜けませんよ。今のメールは、誰か一人だけにメールを送ることも、複数の人に同時に送ることもできます。これを間違えると大変です。ひとつずつ、説明しますね。

■一人の人に送る『To（宛先）：』

特定の人、一人だけにメールを送るときに使います。

■情報を共有するときに使う「CC：」

Toでメールを送った人以外の人に、メールの内容を送るときに使います。「みなさんもこれを見ておいてくださいね」という感じです。

ここで大事なのは、CCを使ってメールを送った場合は、全員に、送信された人全員のメールアドレスがわかってしまうこと。

メールアドレスは当然、個人情報です。アドレスを知られてもいい人限定で使うようにしましょう。

■情報の共有に使うけれど、メールアドレスがばれない「BCC：」

これは機能的にはCCと似ているのですが、全員のメールアドレスは表示されません。メールアドレスを知らせたくない場合や、誰にメールを送ったのか教えたくない場合に使います。