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こんにちは、ZEROです。
毎日暑いですね。
こう暑いと、僕は……はっ、つい昨日と同じ流れで書いていました。
いけない、いけない。ぼんやりしています。
これも猛暑ゆえですね。
ブログではこんな失敗も愛嬌ですみますが、会社の中ではそうはいきません。
とはいえ、軽微なミスは昨日話した通り、反省文を書いて次から改善すれば、なんとかなるでしょう。
でも、反省文ではすまないもっと大きなミスをしまったときは？
そんなときに書くのは『始末書』です。
ということで、今日はできることなら誰も書きたくはない、始末書について学んでいきましょう。
始末書を提出するのはこんなとき
昨日の記事にも書きましたが、始末書とは、ミスの責任の所在を明らかにして、謝罪をするためのものです。
『始末』には『はじまりから終わりまで』という意味があります。
つまり、あなたがしてしまったミスについて、最初から最後まで全部を打ち明けて、改善策まで考えるのが始末書です。
そのやっかいな始末書を出さなければならないのは、具体的には下記のようなときです。
- 会社に金銭的損失を発生させてしまった場合
- 会社の備品やデータを破損、またはなくしてしまった場合
- お客様や取引先とトラブルが生じてさせてしまった場合
- 社内規定に違反した場合
- 会社の社会的イメージを損なうようなことをした場合 など
反省文は、学生だったら先生に怒られるようなことをしたときに書くものだと、僕は言いました。
始末書は、会社に迷惑をかけたときに書くものだと考えると、わかりやすいでしょう。
始末書の書き方 反省文との違いは？
次に、始末書と反省文の違いについて説明します。
反省文は、『迷惑をかけて申し訳ない』『二度とこんなことはしない』という気持ちをこめ、上司宛に書くもの、つまり社内限定の文書でした。
しかし始末書は、社外の取引先への謝罪と経緯の報告目的のために、作成する場合があります。だからこそ、手抜きは絶対に許されません。
始末書に使用する用紙と、筆記用具
会社指定の用紙があれば、それを遣います。
特に決まってないのであれば、A4の横書きのレポート用紙に、黒色のボールペンを使って書きましょう。
書き間違えたときは、修正液は使わずに、新しい用紙に書きなおします。
とはいえこれはあくまで本来の書き方で、今はパソコンでの作成が許されていることが多いです。その際は、社内に決まった様式があるはずですので、それに従いましょう。
始末書の文章の構成
反省文同様に、だらだらと長く書いても意味がありません。
誰が読んでもわかりやすいよう、要点をまとめて書きましょう。
構成も反省文と同じです。
- どのようなミスをしたかという事実と、どうしてそのミスをしたかという原因
- 迷惑をかけて申し訳ないという反省と謝罪
- 今後、同じミスを繰り返さないための対策
上記の中でとくに大切なのは
- ミスの内容を明確にすること
- 今後同じミスを繰り返さないための対策
たとえば乗り物の事故など、ミスの内容によっては、図解などが求められることがあります。
その際は別添の書類を作って説明するといいでしょう。
対策は理想論ではなく、具体的で実行可能なものを考えます。
そして対策を立てたら、即実行しましょう。行動の早さが、あなたの誠実さを示します。
始末書はミスをした後すぐに出すこと
ミスをしたら、真っ先に上司に報告をします。その後日を置かずに始末書を提出するのが一般的です。
ただ作成した始末書を社外に提出する場合や、事実がはっきりしていない場合は、社内ミーティングが行われたりして、実際の提出が遅くなることがあります。
実際の提出については、上司の指示に従いましょう。
始末書の様式と具体例
それでは、いよいよ具体的な始末書の書き方です。
もう一度言いますが、社内で様式が決まっている場合は、そちらに従ってくださいね。
・紙面右上部に、提出の年月日を書きます。
・宛名は、用紙の左上に。
始末書は基本的に、会社に対して提出するものです。
そのため、宛名は社長名（会社代表名）にすることが多いです。
・自分の名は、用紙の右側に。
自分の所属、役職、氏名を書いて、印を押します。
・『始末書』というタイトルは、用紙の中央に書きます。
今回の例文は、会社の車を駐車場の壁に擦ってしまったという設定です。
令和元年8月×日
株式会社○○
代表取締役社長 【社長の名前】様
【あなたの所属課】
【あなたの名前】印
始末書
私は令和元年7月×日15時頃、取引先から戻り当社の駐車場にバックで駐車する際に、社用車の左後方をブロック塀に擦り、ボディーを破損させてしまいました。
修理については、総務部にお願いしております。
今後はこのような事故を再度おこすことがないよう、日頃から安全運転を心がけます。
ご迷惑をおかけし、まことに申し訳ございませんでした。
誓約の証として、本書を提出いたします。
・男性でも女性でも、一人称は丁寧な『私』を遣います。
・最後に『以上』を記載している例文がありますが、『以上』は本来『記』とペアで使うものです。『記』がないのであれば『以上』は書かない方がいいでしょう。
始末書の書き方のまとめ
始末書は、会社になんらかの損害を与えてしまったときに書く書類です。
つまりこれを間違えたら、マナーも何もあったものではありません。
書く必要がないのが一番ですが、万が一にも必要になってしまったときは、誠意を込めて、間違いがないように仕上げましょうね。
