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こんにちは、ZEROです。
先日は、『失敗しないために！取引先の訪問マナーの覚えておくべきポイント！』という記事を書きました。
しかし
と、安心してしまうのはまだ早いです。
なぜならビジネスでの訪問後には、お礼のメールを送るのがマナー。
ほら、友達と遊んだあとも『今日はありがとう。すごく楽しかったよ！』とかメッセージ送るでしょう？
要はあれと同じです。
ということで、今日はお礼メールの書き方について考えていきましょう。
訪問後にお礼メールを送る理由
お礼メールを送る理由は『今日はお忙しい中、面談のために時間をさいてくださり、ありがとうございました』という感謝を伝えるためです。
面談でうまくいったのに、そのあとも連絡をするなんて面倒だなと感じる人もいるでしょう。でもこのひと手間が、相手との信頼関係をより強いものにします。
以下に、お礼メールを送る際に大切なことを書いてみますね。
１. お礼のメールは翌日までに送りましょう。
できれば当日、遅くとも翌日までに、名刺に記載されているメールアドレスに、メールを送りましょう。
あまり日があいてしまうと、相手は「今さら？」となってしまいます。
２. 件名はわかりやすくしましょう。
相手は、毎日多くのメールを受け取っていますから『面談のお礼 ○○会社の△△です』など、具体的な内容がわかるようにするのがベターです。
件名で趣旨を伝えてしまえば、相手はこのメールに何が書いてあるかわかりますし、間違ってゴミ箱に捨てられてしまうこともありません。
３. メール本文は読みやすくしましょう。
読みやすいメールとは以下のようなものです。
たとえば『有難うございます』と書くよりは、『ありがとうございます』と書いた方が、一般的だし読みやすいですよね。
・誤字脱字がない。
誤りがあると「やっつけでメールを送ったかな」と思われてしまいます。
文章を書き上げた後は、何度か確認をしましょう。
・一文は適当な長さで区切る。
延々と続く文章は読みにくいものです。
適度に句読点を入れるか、文章が続く場合は、改行を入れましょう。
・テキスト数行ごとに、空き行を入れる。
たとえば話題が変わったときなど、段落が変わるタイミングで、行をあけるといいでしょう。
簡単なことですが、これだけでぐっと読みやすくなります。
４. お客様に合わせた文面を必ずいれましょう。
サンプル文をコピー＆ペーストしただけのお礼メールは、味気ないものです。
たとえ話し合いがうまくいき、感謝を述べるだけのメールであっても、『〇○の案件について……』『○○様にお会いできて……』など、相手に合わせて文言を加えるようにしましょう。
もちろん後日、別の方に使うときは、相手に合わせた文面をいれるようにしましょうね。
お礼メールのサンプル4種
お礼続けて、お礼メールのサンプル文をのせてみます。
これをあなたに適した文章になおして、使ってみてください。
■お礼のみを伝えるメール
件名：ご面談のお礼
【相手の会社名】
【相手の所属部署】【相手の名前】様
◯◯のご提案をさせて頂きました、【あなたの会社名】の【あなたの名前】です。
本日はご多忙にもかかわらず、貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
【相手のお名前】様にお会いできましたご縁を大切に、よりいっそう精進してまいります。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
【あなたの署名】
■アポイントをとらずにお会いした場合
件名：ご面談のお礼
【相手の会社名】
【相手の所属部署】【相手の名前】様
お世話になっております。
本日お邪魔致しました【あなたの会社名】の【あなたの名前】でございます。
本日は突然お伺いしたにも関わらず、
貴重な時間をさいて弊社の提案をお聞き下さいましたこと、誠にありがとうございました。
突然ではございましたが、どこれを機に弊社と末永くお取引き頂けますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
以上取り急ぎではございますが、お礼申し上げます。
【あなたの署名】
■面談で課題をもらった場合
【相手の会社名】
【相手の所属部署】【相手の名前】様
お世話になっております。
【あなたの会社名】の【あなたの名前】でございます。
本日はお忙しい中、ありがとうございました。
ご面談の際に【相手の名前】様がおっしゃっておられた【面談内容で問題になったこと】に関して、
次回最適なご提案ができるよう、尽力させていただきます。
また、次回の面談は上記の点を中心に進めさせていただきたく存じますが、
それ以外でも気になる点がございましたら、お気軽にお申し付けいただければと存じます。
それでは、次回【次回面談の日程】もどうぞよろしくお願いいたします。
【あなたの署名】
■双方の意見に違いがあった場合
【相手の会社名】
【相手の所属部署】【相手の名前】様
お世話になっております。
【あなたの会社名】の【あなたの名前】でございます。
本日はお忙しい中、ありがとうございました。
今回いただきましたアドバイスをふまえ、今後【相手の名前】様のお役に立つご提案ができるよう、心掛けてまいります。
引き続きご指導を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
【あなたの署名】
訪問後のお礼メールまとめ
相手先に訪問して緊張し、疲れた後にお礼のメールを送るのは大変です。
でもこの数十分の作業が、あなたと取引先の信頼を深めるのだと思えば、あと少しがんばろうという気持ちにもなれるでしょう。
若いあなたが早くにメールを送れば『あの人は気が利いているな』『マナーがいい人だな』と一目置いてもらえるかもしれませんよ。
