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こんにちは、ZEROです。
突然ですが、あなたは友達の家に行くとき、しっかり約束をしてから訪問しますか？それとも、サプライズ的におしかけちゃいますか？
『来ちゃった♡』とか『終電逃したから泊めてええっ』とか、やったことある人は、素直に手を上げましょう。
まあ、親しい人ならそれでもいいんです。でもビジネスの場では、事前に約束するのが基本。
ということで、今日は取引先へ訪問したときのマナーについて、お話します。
昨日の来客時のマナーとあわせて、読んでみてくださいね。
はじめに
今から会いに行こうとしている人が、もしかしたら忙しいかもしれない。休憩中かもしれない。外出中かも？もしくは接客対応中かもしれない。
そんな時に突然会いに行ってしまったら、『ただいまお取り次ぎできません』と追い出されるだけならいいですが、非常識なやつだと思われてしまうかもしれません。
まぁ、自分自身は本当に非常識なことをしてしまったわけですから、そう思われても仕方がないのですが、場合により、上司、または会社そのものが『社員教育がなっていない』と認識されてしまう可能性だってあります。そうなってしまうと、今後の営業にも支障が出てきますよね。
最初の印象でそんな悲しい事にならないように、訪問時のマナーはしっかりとおさえておきましょう。
訪問前のマナー
相手にも予定があります。取引先を訪ねるときは訪問前に必ず、電話やメールでアポイントをとりましょう。
【アポイントとは】
Appointment（アポイントメント）の略。
会合や面会、商談の約束・予約のことを言います。ビジネスシーンでは頻繁に使われる言葉ですので、きちんと覚えておきましょう。
事前の連絡で話すのは、以下の３つです。
- 訪問の要件
- 必要な時間や訪問人数
- 日時を決める
取引先に事前に電話をするときは、下記のように話してみましょう。
（電話にて）
電話では、
- 挨拶
- 名のり
- 次の約束の話
とすすめていきます。
相手の希望を優先して、約束の日程を決めます。
OKの場合
すでに先約がありNGの場合
先約がある場合は先に『○日以外で、ご都合がよろしい日はございますか？』と聞くこともできます。
最後は必ず、決まった約束を復唱して確認しましょう。
訪問までの間にすること
さて、あなたは、取引先に訪問する約束をとりつけました。
約束の日までに、
- 訪問先までのルートと所要時間
- 書類や資料の準備と確認
- 名刺の準備
をしておきましょう。
すでに面識のある方の場合、名刺は渡しませんが、持ち歩くのが基本です。
取引先を訪問するときのマナー
どちらも重要ポイントです。必ず意識しましょう。
遅れるのはもちろん、到着が早すぎるのもいけません。約束時間の5分前くらいに、受付に着くのがいいでしょう。
とはいえ、事故などで電車が遅延してしまう場合もあります。万が一、約束の時間に遅れる場合は、必ず事前に連絡を入れましょう。
メールよりは、確実に内容が伝えられる電話がベターです。
コートを社内で脱ぐのはマナー違反です。
コートを着ている場合は、玄関前で必ず脱ぐようにしてください。脱いだコートは片手に持ち、マフラーや手袋もはずして、鞄にしまいます。
上着を脱いでいた場合には、玄関前で着ることを忘れずに。
傘はきちんとまとめて、傘立てへ。おりたたみ傘は鞄の中へ。
訪問時のコートのマナーは実は非常に細かいです。寒い季節がやってくる前に、もう少し詳細を書いた記事もUPしますね。
受付で取り次いでもらうとき
受付で会社名、氏名、訪問相手、用件、アポイントの有無を告げ、名刺を渡して取り次ぎをしてもらいます。
会社によっては、来訪者用のバッジがあったり、来訪者用の名簿があったりするので、受付の指示に従いましょう。
無人受付での取り次ぎ
会社によっては、受付に内線の電話があり、あなた自らが電話をして、担当者を呼び出すこともあります。
ここでも会社名や氏名、訪問あいて、用件やアポイントの有無を伝えましょう。
取り次いでいる間は、受付の指示に従って、指定の場所で待ちます。
この時に、周りに誰もいないからと言って、気を抜いてだらけてしまわないように。
カメラがあるかもしれませんし、突然扉が開くかもしれません。気を引き締めて待ちましょう。
案内してもらうとき
応接室に案内されたら、入口近くに立って待ちましょう。『どうぞお入りください』と言われてから部屋に入り、勧められた席で待ちます。
鞄は必要なものを出してから、座る席のすぐそばの床の上に。
コートは大きさにより、3つ折りまたは4つ折りにして鞄にかけるか、もしくはソファーなら横に、椅子なら膝の上に置くきます。座る席の背もたれにかけるのはNGです。
手土産は手提げ袋から出して、机の上や、隣の席に置くようにします
取引相手と面談するとき
１. 相手が部屋に入室したら
相手が部屋に入って来たら、すぐに立ち上がって挨拶をします。
２. 着席は相手にすすめられてから
３. その後に感謝の気持ちを伝えます。
４. 場合によっては、所要時間などを伝えるようにします。
５. お茶を出してもらったら
お茶を出してくれた方に、『ありがとうございます』とお礼を言います。
面談相手にお茶を勧められてから『ありがとうございます、いただきます』と言って、お茶を飲むようにします。
６. 話の終わりは
訪問した側から、話を切り上げるのがマナーです。
退室のときは立ち上がってお礼を述べます。
コートは玄関を出てから着用しましょう。
取引先を訪問するには、細かなマナーがいろいろあります。でも一番大事なのは、常に相手を敬い行動するということ。
相手がお客様であればもちろんのこと、たとえあなたが訪れるのが、あなたの会社の下請け会社であったとしても、けして偉ぶってはいけません。
外へ出ればあなたがあなたの会社の顔です。あなたが不躾なことをすれば、会社そのものの評価が下がります。
社名を背負っていることを忘れずに、誰に倒しても丁寧な対応を心がけましょう
また言動はマナーを守っていても、身だしなみが崩れていては、大変です。
過去の記事で、身だしなみのマナーについても書いていますので、復習にどうぞ。
『基本はこれだけ！ ビジネスの身だしなみ、頭からつま先までのマナー』
