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こんにちは、ZEROです。
前回、名刺の大切さと、作るときの注意点について書きました。
今回は、名刺のスマートな交換方法について書いていこうと思います。
名刺交換は、初対面の相手との自己紹介の場。いつでもしっかり対応できるようにここで、基本的なマナーを押さえておきましょう。
名刺を渡す前に準備しておくこと
まず、当たり前のことですが、名刺は絶対に切らさないようにしましょう。
とはいえ、ただ枚数があればいいというものではありません。汚れた名刺や折れ曲がっている名刺を渡すのは、とても失礼なことです。情報が古い名刺はもってのほか！取引先に行く前に、きちんと綺麗な名刺が揃っているか、情報がきちんと正しく載っているものかを確認するのを、習慣にするといいですよ。
また、お客様や取引先のお相手の前に立つ前に、あらかじめ、名刺入れを手元に用意しておきましょう。目の前に行ってから出していては、お相手の方に先に渡されてしまう可能性がありますからね。
名刺は目上の方が後。お客様も後です。基本的には自分が先に渡すスタンスで心構えしておくと良いでしょう。
- 名刺を渡す前に、汚れ、折れ、情報が最新かどうかの確認をしよう。
- 名刺を渡す相手と対峙する前に、名刺を名刺入れから出しておくこと。
名刺交換の方法とポイント
名刺交換は、基本的には立ったまま行います。そして名刺は相手がお客様の場合はあなたから、取引先のお相手の場合は、目下の人から渡すようにします。その際は、相手に文字が読める方向で出すようにしましょう。文字に指がかからないように注意してくださいね。
相手も名刺を差し出している場合は、それよりも下の高さで出すようにするとベストです。これは相手を敬う気持ちを込めてのことです。
実際取引の場って、目上の人ほど行動がスマートですよね。相手の方が自分より先に名刺を出してくる場合もたまにはあります。でもそんなときも焦らなくて大丈夫。まずは「頂戴します」と名刺を受け取って、それから『申し遅れました』とあなたの名刺を渡せばよいのです。
不慣れでも、回数を重ねていけばだんだん慣れてきます。名刺交換は名刺を持ってかなり早い段階から何度も経験できることですので、慣れてきたら、自分ではなく他の人とのやりとりを見て学び、自分に足りないところを取り入れて実践していくことも大切です。
また、名刺を差し出すと同時に、しっかり、会社名や所属、自分のフルネームを名乗るようにしましょう。このときは、長い会社名などでも、略称ではなく、正式名称で言ってくださいね。封筒のあて名を書くときに、株式会社を（株）としないのと同じことです。
- 名刺を渡すときに自分の名刺の文字を隠さないこと。
- 名刺の方向は相手から見て読める方向で渡すこと。
- 相手の方の名刺より下の位置で差し出すようにしよう。
- 名刺を差し出す時に、自分の情報をきちんと名乗ることを忘れないこと。
名刺を受け取る際のポイントと注意点
さて、あなたに名刺が差し出されたらどうやって受け取りますか？ 基本的には、両手を使うのがマナーです。
もしお互いに、名刺を出すタイミングが重なってしまったというときは、右手で自分の名刺を持ち、左手で相手の名刺を受け取ります。でもその後はすぐに、いただいた名刺に、右手を添えてくださいね。一言『片手で申し訳ございません。』と言えると尚良いでしょう。
受け取る際に持つ位置にも注意しましょう。自分自身の名刺の文字を隠さないのと同様に、相手の名刺も文字を隠さないように受け取るよう意識してください。
もしも名刺入れを持ったままなら、座布団のように名刺の下に持つようにします。名刺は相手の顔も同じことと考えれば、行動に意味もわかりやすいでしょう。
- 受け取るときは両手で！！
- 片手になってしまう場合は一言添える。
- 名刺に書いてある文字は、相手のものも自分のものも隠さないように持つ。
- 名刺は相手の顔！大切に扱いましょう。
受け取ってからその場を離れてしまう前に確認すること
名刺を受け取ったら大抵の人はその名刺に目を通します。そこで相手の名前が、とっても難しい漢字だったら？ 読めないけれど、聞くのは失礼かな？ なんて思う人もあるでしょう。しかし名刺交換は、先に書いたとおり、初対面同士の自己紹介の場。名前が読めなかったら、聞いたって恥ずかしいことはありません。『こちらは、何とお読みすればよいでしょうか？』と訊ねてしまいましょう。
覚えきれない情報はメモに残します。お名前の読み方などは、相手の方に『申し訳ございません。名刺にメモしてもよろしいですか？』と訪ねてみても良いでしょう。
その会話の間は、名刺は胸より上の高さをキープ。これも、相手を敬う気持ちを表してのことです。
受け取った名刺の扱いについて
名刺を交換しお名前がわかったら、話し合いの始まりですね。その間、いただいた名刺はどうしたらいいでしょう？ 大事だからすぐにしまってしまいたくなりますが、それは実は間違い。もし会議などで座席に座る場合は、話し合いの間テーブルの上に出しておき、帰り際に名刺入れにしまって持ち帰るのがマナーです。
とはいえ、その場の雰囲気も大事ですからね。相手をよく観察し、同じタイミングでしまうようにすれば、失礼だと思われてしまうことはないでしょう。
くれぐれも、テーブルの上に忘れたまま帰ってしまうことはないように。先にも言いましたが、名刺は相手の「顔」です。大事に扱いましょう。
いかがですか？ 名刺交換の仕方は、だいたいわかりましたか？
初対面の人との名刺交換は、緊張する者ですが、ぜひこれを参考に、しっかり自己紹介をしてくださいね。
会社や家に戻ったら、名刺フォルダーに入れて保管したり、最近はアプリで管理もできます。アプリで管理する場合、全員が共有アドレスで登録することにより会社全体で名刺を共有できるアプリも存在しています。便利ですね！便利なものはどんどん活用し、色々な方と繋がって、これから先のビジネスチャンスをどんどん掴んでいきましょう！
