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こんにちは、ZEROです。
前回、優先順位について少しだけ書きました。今回はその続きですが、念のためおさらいから。
前回の内容
前回の”やりたいことをやる”の中で『優先順位の付け方は、重要度だけ重視していてもうまくいきません。限られた時間の中で効率よく物事を進めるためには優先順位の付け方が大事で、その結果やりたいことができるようになる可能性が高くなります。』という事を書きました。
その理由としては、重要度が高くて難易度の低いものならばすぐに終わらせてしまえばすむのですが、重要度が高くて難易度も高いものだった場合、他に難易度が低いものをいくつも抱えていた場合は、その重要度の高い何度の高いものを終わらせるまでに更に仕事が増えていき、自分自身の頭の中がパンクしかねないからです。もちろん、期日が迫っていて重要度も高いものであれば、最優先で進めなくてはならないものなのですが、期日がそこまで迫っていないのならば、まずは難易度が低いものからどんどん進めていって、抱える仕事の数を頭の中で整理がつく範囲におさめておいた方がよほど効率が上がるのです。
緊急＝重要ではない
人は”緊急”と聞くと”重要だから早くしなくちゃ”と錯覚しがちです。しかし必ずしも”緊急”＝”重要”ではないこともあります。
かなり極端な例ですが、例えば誰かに、とにかく急いでこれを届けてくれと頼まれたとします。ところが届けに行く途中、あまり人通りのない場所で大怪我をした意識がない人を見つけた。預かったものは急いで届けなくてはならない（緊急）だけれど、意識がないほどの大怪我をしているのであればその人の命に関わる可能性もありますから、誰かを呼んでくるか救急車に連絡を入れる事（重要）の方が優先事項ですよね？自分が届に行って戻ってくるまでの間に誰か他の人が助けに来てくれれば良いですが、そんな補償はどこにもありませんから。
届ける相手へは少し遅れる旨を連絡し、同様に依頼した人物へも連絡。先に怪我人の人命救助を優先し、それから届けに行く。で良いでしょう。仮にそれでも尚緊急であれば、誰か代わりの人をよこしてもらうほか、申し訳ないが取りに来てもらえないだろうかなど、手段を考えれば良いことです。
このように、緊急＝重要と勘違いしがちなことを、緊急性＝重要だと思い込まないように、冷静にしなくてはならないことを分析しましょう。
自分にしかできないことと他人にもできること
仕事をしていると、今日中に仕上げなくてはならないことの中に自分にしかできない事がある場合があります。それとは別に、誰でもできる仕事も必ず存在します。
まずここを見極めましょう。
自分しかできないことは、どんなことがあっても自分自身で片付けなくてはならないため、たくさんある仕事の中から優先的に片付けていく必要があります。そして、自分しかできない仕事が時間がかかるものであれば、誰でもできる仕事は誰か手が空いている人に頼んだって良いのです。仮に営業時間中は、皆忙しくて手伝えず残業をすることになったとしても、そのときに残っている仕事がどれも誰にでもできる仕事であれば、最終的に皆で分担して早く終わらせることが可能になります。しかし、誰にでもできる仕事が重要度が高くて難易度の低いものだから先に終わらせて、自分しかできない仕事が重要度が高くて難易度も高いものだから最後に残してしまった場合、結局自分一人が残業することになります。
このあたりは臨機応変に対応してください。
作業割合や作業内容、重要度、緊急性、考えることは多い気がしますが、難しく考える必要はありません。どれも勘違いせずに冷静に分析し順番を決めて、それから作業にうつることで効率は上がります。ついでに決めた順番はどこかにメモしておくと良いでしょう。覚えておく必要は全くありませんし、次何をやるんだっけ？と考える時間も省くことができます。脳のキャパシティを無駄に使う必要もありません。無駄をできる限り省いて効率的に物事を進める、これがやりたいことをやるためには大切です。
