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こんにちは、ZEROです。
毎日暑いですね。こう暑いと、僕は小学校に通っていた頃を思い出します。
エアコンのない教室で、汗をかきながら授業を受けた夏の日々。（今の学校にはエアコンがあるのだとか。羨ましい・・・）
毎日遊びまわった夏休みあけには、宿題を忘れて、反省文を書いたことがある人もいるのでは？いや、小学校じゃさすがに反省文なんて書かないかな？
中には『反省文も、今となっては懐かしい思い出です』という人もいるかもしれませんが、実際はそれほど遠い思い出とは言えない方もあるかもしれませんね。
お察しの通り、ビジネスの場でも、反省文を書くことがあるからです。
始末書よりはミスのレベルは低いけれど、できることなら書きたくはない反省文。
でも人は完璧ではありませんから、あなたもいつ何時、書かねばならない状況になってしまうかもわかりません。
ということで今日は、反省文の書き方について、学んでいきましょう。
目次
反省文を求められるとき＆ミスをしたときに必要な文書あれこれ
反省文の提出を求められるのは、
- 遅刻が多い
- 身だしなみが乱れている
- 書類が提出期限に間に合わない
など『重大なミスではないけれど、周囲の和を乱すようなことをしたとき』です。
学生時代だったら『先生に怒られるようなことをしたとき』と考えれば、わかりやすいでしょう。
もっと重大なミスをすると、提出する書類は『始末書』や『顛末書』になります。
以下に、ミスをしたときに求められる書類について、書いてみますね。
・反省文
自分がどのようなミスをしたのかを明らかにし、謝罪するためのもの
・顛末書（てんまつしょ）
自分のミスに際して、事実や因果関係を明らかにして、謝罪するためのもの。
『理由書』と呼ばれることもあります。
『顛末』とは、ことのはじまりから終わりまでという意味です。
・始末書
ミスの責任の所在を明らかにして、謝罪をするためのもの
『始末』にも『はじまりから終わりまで』という意味があります。
その他には『物事の最終的な（良くない）状況』という意味も。
・進退伺（しんたいうかがい）
重大なミスを犯してしまったときに、自分の進退（今後）について、会社に指示を仰ぐためのもの。
『進退』とは、進むか退くか。つまり『仕事を続けるか辞めるか』という意味があります。つまりこれを書くときは、辞職手前です。
反省文の書き方
比較的軽微なミスを謝る反省文ですが、大切なのは『迷惑をかけて申し訳なかった』『もう二度とこんなことはしない』という気持ちを込めて、書式を守り、丁寧に書くことです。
ただし、丁寧に書きすぎるあまり、だらだらとただ長いだけの文章になってしまわないように注意しましょう。また、あくまで『反省文』ですので、文面に『〇〇しようと思ったけど〇〇になってしまいました。』などの自分の理由を記入するのはやめましょう。
反省文に使用する用紙と、筆記用具
会社指定の用紙があれば、それを遣います。
特に決まってないのであれば、A4の横書きのレポート用紙に、黒色のボールペンを使って書きましょう。
書き間違えたときは、修正液は使わずに、新しい用紙に書きなおします。
会社によってはパソコンでの作成が認められているところもあります。
その際はA4の用紙に印刷し、自分の名前は手書きするようにしましょう。
反省文の文章の構成
反省文は、だらだらと長く書いても意味がありません。
文章はわかりやすく端的にまとめましょう。
構成を下記の3つにわけると、わかりやすいですよ。
- どのようなミスをしたかという事実と、どうしてそのミスをしたかという原因
- 迷惑をかけて申し訳ないという反省と謝罪
- 今後、同じミスを繰り返さないための対策
反省文で大切なのは、事実を伝えること
反省文の作成でもっとも大事なのは、怒られたくないからといって、嘘をつかないことです。
あなたは反省文を書くほどの失敗をしたのですから、当然事実や原因の中には、あなたの不利になることもあるでしょう。
でもそれをごまかそう考えず、誠実に、あったことを正しく告白しましょう。
反省文の書式と具体例
上の画像を参考にしてください。
・宛名は、用紙の左上に。
提出先の上司の部署名、役職名、名前を記載します。
・自分の名は、用紙の右側に。
自分の所属、役職、氏名を書いて、印を押します。
・『反省文』というタイトルは、用紙の中央に書きます。
次に『提出書類の期日を守れなかった』ということに関しての反省を書いた例をあげてみますね。
【反省文】
令和元年8月×日、期日を忘れていたことにより、□□の書類の提出が遅れてしまい、申し訳ございませんでした。
これはひとえに私の管理不足であり、社会人として恥ずべきことです。深く反省しております。
今後は、二度と提出期限に遅延しないよう、スケジュール管理を徹底し、業務を遂行していく所存です。
ご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
・男性でも女性でも、一人称は丁寧な『私』を遣います。
反省文の書き方のまとめ
反省文は、
『○○したいと思います』は『○○します』
『○○に気をつけます』は『○○しません』
と、言い換えて、はっきりと断言することで、『もう二度と同じ間違いは起こさない』という強い気持ちが伝わります。
もちろんそう書くだけではく、実際に、同じ轍は踏まないという決意が必要ですよ。
ぜひ参考にして書いてみてくださいね……と言いたい文書ではありませんが、不幸にも書かなくてはいけないときのために、基本の知識は身につけておきましょう。
